Vorbemerkung

Die Kassieranweisung gilt für das Unternehmen Bauer Würfl (Würfl Hofladen GmbH & CO.KG)

saisonale Verkaufsstände für Erdbeeren und Spargel; Selbstplückfelder für Erdbeeren.

Die nachfolgenden Maßnahmen in Bezug auf den Kassiervorgang gelten für alle Verkäufer/-innen.

Abweichende Regelungen für die Führung offener Ladenkasse (Einsatz preisrechnender Waagen, keine Registrierung der Einzelumsätze) werden gesondert erwähnt.

Allgemeines

 Ihre Tätigkeit an unserer Kasse beeinflusst das Ergebnis unseres Unternehmens maßgeblich.

 Die Kassieranweisung ist für Sie zur Unterstützung gedacht. Die Anweisung ist Bestandteil Ihres Arbeitsvertrages. Eine von Ihnen unterschriebene Empfangsbestätigung liegt in Ihrer Personalakte.

Es sind die nachfolgenden Regelungen zu beachten und einzuhalten:

• Es ist korrekt zu kassieren, zu registrieren und für eine vollständige Erfassung (Kasse oder Lieferschein) zu sorgen.
• Werden Waren für Bestellungen oder für Ihren Eigenbedarf im Voraus abgepackt, müssen Sie diese in der Kasse erfassen und der Kassenbon muss an der Tüte bzw. an der Verpackung angehängt sein.
• Der Kassier Vorgang ist genau und schnellstmöglich abzuwickeln.

 Sie dürfen unsere Produkte nur gegen sofortige Bezahlung in Euro abgeben. Die Annahme von Unbar Zahlungen (ec- und Kreditkartenverkauf) werden Ihnen gesondert erläutert.

 Sie dürfen Geld aus der Kasse ausschließlich für betriebliche Zwecke entnehmen.

 Sie sind für die korrekte Nutzung der Kasse und deren Funktionsfähigkeit verantwortlich. Sie haben deshalb jede Funktionsstörung unverzüglich zu melden.   

Vorbereitung der Kasse

Wenn Sie an der Kasse sind, prüfen Sie bitte immer, ob sich Bon Rollen in der Kasse befinden und Ersatzrollen in der Nähe der Kasse liegen. Sortieren Sie ihr Wechselgeld ein.

Registrieren der Artikel

Wenn Sie alle Artikel registriert haben, nennen dabei unserem Kunden laut und deutlich den Endbetrag, den dieser mit dem Kassendisplay vergleichen kann. Danach erfragen Sie den Zahlungswunsch und geben bei Barzahlung den erhaltenen Betrag in die Kasse ein (Rückgeldfunktion) und erstellen den Beleg.          

Wenn zwischen einzelnen Kassier Vorgängen Beträge von anderen Kunden passend gegeben werden, sind diese Beträge unverzüglich vor dem nächsten Kassier Vorgang nachzubongen. Das gilt nur in Ausnahmefällen.

 Offene Ladenkasse: die Ermittlung des Zahlbetrages erfolgt mittels preisrechnender Waage.

Entgegennahme des Geldes/Bezahlung der Rechnung

 Vor jedem Bezahlvorgang ist der Kunde zu fragen, wie er bezahlen möchte – bar/EC/Kreditkarte/Gutschein/auf Rechnung (nur nach vorhergehender Genehmigung).

            Regelungen für den Barverkauf:

• Bitte beachten Sie, dass Geldscheine in Höhe von 500 Euro nicht als Bezahlung angenommen werden.
• Bei Bezahlung mit Geldscheinen ab 50,00 Euro ist die Echtheit zu prüfen (Nutzung des Prüfstiftes).
• Hinweise zur Identifizierung von Falschgeld unter diesem Link Falschgelderkennung | Deutsche Bundesbank
• Der vom Kunden zur Zahlung gereichte Betrag wird von Ihnen laut nachgezählt.
• Scheine sind auf Echtheit zu prüfen (Fühlen- z.B. fühlbare Wertzahl/Kippen- z.B. Smaragdzahl, holographische Effekte).
• Das Rückgeld wird dem Kunden laut vorgezählt und zusammen mit dem Kassenbon übergeben.
• Erst wenn der Kunde sein Rückgeld kontrolliert hat, legen Sie bitte den entgegengenommenen Betrag in die Kassenschublade. So vermeiden Sie Unstimmigkeiten über den entgegengenommenen Betrag.

  Die Kassenschublade muss nach jedem Kassier Vorgang wieder geschlossen werden.

  Sie dürfen von Kunden Trinkgeld annehmen. Das Trinkgeld wird in einem gesonderten Behälter aufbewahrt und noch am selbigen Tag aufgeteilt.

               Regelungen für den Kreditverkauf:

• Sie dürfen Ware nur auf Kredit abgeben, wenn die ausdrückliche Genehmigung der Geschäftsführung vorliegt. Sie lehnen bitte Kreditwünsche der Kunden ab.

            Regelungen für Gutscheine:

• Die Einlösung von unternehmenseigenen Gutscheinen ist über die Gutscheintaste zu erfassen. Der entwertete Gutschein wird mit den Abrechnungsunterlagen zurückgegeben.
• Die Entnahme von Eigenbedarf ist ebenfalls über die Gutscheintaste zu erfassen.
• Für die unentgeltliche Ausgabe von Produkten (Beercheneinlösung, Erdbeerpass) müssen die im Kassensystem angelegten „Produkte“ verwendet werden.
• Offene Ladenkasse: Eintrag auf Rücklieferschein.

            Regelungen für Rabatte: (nur Selbstplückfelder)

• Rabatte für Stammkunden werden über die Rabatttaste gebucht.

            Regelungen für Reklamationen:

• Reklamiert ein Kunde, dass sein Wechselgeldbetrag nicht stimmt und kann das vor Ort nicht sofort und eindeutig geklärt werden, legen Sie eine Nachricht in die Kasse, auf der Sie den Vorfall und die Höhe des Betrages sowie Name, Adresse inkl. Telefonnummer des Kunden aufschreiben. Es wird dann abends ein Kassensturz vorgenommen. Nur so ist festzustellen, ob der Kunde Recht hat oder ob ein Trickdiebstahl versucht wurde. Ihnen ist es untersagt, ohne unsere ausdrückliche Genehmigung dem Kunden auf Reklamieren Geld zurückzugeben.

Kassenöffnung ohne Kassier Vorgang

 Die Kassenschublade darf grundsätzlich nur beim Kassieren geöffnet werden. Es gibt folgende Ausnahmen:

• Kassensturz,
• Abschöpfung,
• Wechselgeld einsortieren,
• Tagesumsatzentnahme.

Die Kassenschublade muss nach jedem Kassier Vorgang wieder geschlossen werden.

Abschöpfung und Entnahme

Unter Abschöpfung versteht man, falls aus Sicherheitsgründen kann Bargeld aus der Kasse entnommen und an einem „Versteck“ aufbewahrt werden.

            Die Abschöpfung ist ein Teil des Tagesumsatzes,

            Abgeschöpft wird lediglich Bargeld.

            Eine Entnahme von Bargeld darf nur durch die Geschäftsführung oder von ihren autorisierten Personen erfolgen und betrifft nur die Selbstpflückfelder.

Retouren

Es dürfen nur original verpackte Artikel zurückgenommen werden.

Sollte ein Kunde auf Rückzahlung des Betrags bestehen (kein Umtausch gegen anderen Artikel gleicher Art), muss der Kassenbon mit Unterschrift des Kunden vorhanden sein.

Storno

Wenn Sie sich an der Kasse vertippen und dies im Augenblick der Eingabe bemerken, können Sie die Eingabe unmittelbar danach wieder löschen (Zeilenstorno).

Wenn Sie sich vertippen und dies im Augenblick der Eingabe nicht bemerken oder der Kunde zu wenig Geld dabeihat und Ware zurücklassen will, schließen Sie die Buchung ab, drucken den Bon aus und deklarieren diesen als Fehl Bon. Nach der Stornierung wird die Ware artikelweise neu erfasst und ein richtiger Kunden Bon erstellt.

Danach führen Sie eine Stornobuchung durch, in der der Fehl Bon komplett storniert wird. Nach dem Storno-Vorgang begründen Sie auf dem Beleg das Storno.

            Auf dem Fehl Bon sind zu erfassen:

• die Begründung für den Storno Bon,
•        die Unterschrift des Kunden.
•       Es darf nur der ganze Fehl Bon und nicht einzelne Positionen daraus storniert werden. Wenn sich    Storni schon nicht vermeiden lassen, sind sie mit kaufmännischer Sorgfalt ordnungsgemäß zu buchen.

Kassenausfall

Bei einem Kassenausfall haben Sie sofort die Verantwortlichen zu verständigen (Standbetreuung bzw. Feldbetreuung) Für alle Verkäufe, die bis zur Behebung des Fehlers getätigt werden, müssen manuelle Belege erstellt werden (Kassenblock) und diese später nachgebongt werden.

Kassenabrechnung Stände

 Sie beginnen die Kassenabrechnung damit, dass Sie nach Bedienung des letzten Kunden, frühestens nach Ablauf der regulären Verkaufszeit, das Bargeld der Kassenschublade entnehmen, zählen, den Kassenbericht ausfüllen und bei elektronischen Kassen einen Z-Bon erstellen. Die Einnahmen werden in ein Safebag gegeben und verschlossen. Ihr eingelegtes Wechselgeld (i.d.R. 200€) wird wieder entnommen.

Gezählte Einnahmen müssen mit dem Ausweis auf dem Z-Bon übereinstimmen. Abweichungen möglichst schon hier klären. Maßgeblich für die Kassenabstimmung ist aber das Lieferschein Soll, das erst nach Rückgabe ermittelt wird.

Offene Ladenkasse: Einnahmen zählen und in Safebag geben, Kassenbericht über gezählte Einnahmen erstellen.

Rücklieferschein ausfüllen: Warenbestand zählen und eintragen, in die entsprechende Spalte ob am Stand verbleibt oder zurückgegeben wird. Nicht verkaufter Spargel wiegen und eintragen.

[2]       Dann legen Sie folgende Unterlagen dazu

sämtliche papierhaften Belege,

• die reklamierte Ware
• die Rücklieferungsware, der Safebag und alle Dokumente werden dem Abholfahrer übergeben.

Die Geschäftsführung, bzw. von ihrer autorisierten Person kann im Einzelfall eine Abrechnung bei Schichtwechsel anordnen.

Kassenabrechnung Selbstpflückfelder

Zur Abrechnung der Tagesumsätze findet ein kompletter Austausch der Kassenschublade statt und wird im Büro durchgeführt.

Schlussbestimmungen

 Sie bestätigen mit Ihrer Unterschrift, dass Sie diese Anweisung erhalten und verstanden haben.

Sonstige Verfahrensanweisungen

Sollten aus technischen Gründen in einzelnen Punkten eine abweichende Vorgehensweise nötig sein, so wird Ihnen dies gesondert mitgeteilt.

Anweisung zur Kassen-Nachschau

Kassennachschau bedeutet eine Vorortprüfung durch das Finanzamt. Sollte dies einmal vorkommen, informieren Sie bitte umgehend Sebastian Würfl (im Vertretungsfall Sabine Euler)

Zur Prüfung der ordnungsmäßigen Kassenaufzeichnungen kann der Prüfer u. a. einen sog. „Kassensturz” verlangen, da die Kassensturzfähigkeit (Soll-Ist-Abgleich) ein wesentliches Element der Nachprüfbarkeit von Kassenaufzeichnungen jedweder Form darstellt. (Sie gehen vor, als ob Sie abends die Abrechnung machen)

            Weitere Auskünfte erteilen Sie bitte nicht.

            Daher kann die Kassen-Nachschau unangekündigt erfolgen.

Ausweispflicht

 Zu Beginn der Kassen-Nachschau hat sich der Prüfer auszuweisen. Erst dann darf er die Hütte betreten und Zugang zum Kassensystem verlangen.

 Weiterhin kann der Prüfer die Einsichtnahme in die digitalen Daten oder deren Übermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle verlangen.

Zuvor kann der Prüfer die Bedienung der Kasse sowie den Kassierablauf durch Testkäufe beobachten, dazu muss er sich nicht ausweisen. Findet zuvor ein Testkauf/Beobachtung statt, muss die Kassen-Nachschau nicht am selben Tag erfolgen. Nach Vorzeigen des Ausweises ist der Steuerpflichtige und seine Mitarbeiter zur Mitwirkung verpflichtet.

Zeitpunkt der Kassen-Nachschau

            Der Prüfer darf unangekündigt erscheinen.

Datenzugriffsrechte

            Die Kassen-Nachschau gewährt kein Durchsuchungsrecht

Abwesenheit des Betriebsinhabers

Der Prüfer darf die Kassen-Nachschau auch durchführen, wenn der Betriebsinhaber nicht anwesend ist.

Rechte des Prüfers

Der Prüfer ist zu Dokumentationszwecken berechtigt, Unterlagen und Belege zu scannen oder zu fotografieren.